PROGRAM KERJA
SEKRETARIS JENDRAL DAN BIRO ADMINISTRASI
Periode 2011 - 2012
| SDM Lini | | Nama | Jurusan / Angkatan |
| Sekretaris Jendral | Nurul Qoriah | Ilmu Komunikasi / 2008 | |
| Ketua Biro Administrasi | M.Choirul | Elektro / 2010 | |
| Anggota Biro | M.Amin | Mesin / 2010 | |
| Jumlah SDM | Biro Administrasi | Ikhwan : 2 Akhwat : - Total : 2 | |
| BAB I | PENDAHULUAN | |||
| I.1 | Latar Belakang | |||
| | Alhamdulillah segala puji bagi Allah pencipta alam semesta, shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, keluarganya, para sahabatnya dan orang-orang yang senantiasa berjuang di jalan Allah. Keberadaan suatu lembaga salah satunya ditentukan oleh rapi, teratur dan terkelolanya hal hal yang berhubungan dengan Administrasi lembaga tersebut. Oleh karena itu, biro Administrasi akan mengatur, mengelola, dan memelihara hal hal yang bersifat teknis dari lembaga tersebut, khusus untuk hal ini adalah UKMI. Selain itu biro ini juga berkewajiban mengatur segala sesuatu agar nantinya Lembaga ini dalam melaksanakan program kerjanya dapat berjalan dengan lancar. | |||
| I.2 | Job Description bidang | |||
| | Biro Administrasi: § Administrasi dan Dokumentasi 1. Menyempurnakan pengelolahan, tata kerja, managerial dan admistrasi. 2. Memberikan pemahaman yang utuh kepada pengurus lain tentang tertib Administrasi. 3. Melakukan pendataan dan inventarisir dokument organisasi 4. Merealisasikan pedoman-pedoman keorganisasian, pedoman kerja, pedoman kepanitiaan dan lain-lain. § Penerangan dan Publikasi 1. Melaksanakan kegiatan dalam penyebaran informasi kepada segenap anggota UKMI Al Huda secara efektif dan sistematis 2. Mengumpulkan dan mengelolah segala bentuk informasi | |||
| I.3 | Nilai Strategis bidang | |||
| | a. visi Mewujudkan lembaga yang teratur, sehat dan efektif dalam hal adminsitrasi, pola komunikasi struktural maupun non struktural b. misi 1. Tata administrasi dan kontrol administrasi yang rapi dan teratur 2. Menumbuhkan suasana kerja organisasi yang kondusif 3. Pengefektifan pola komunikasi struktural maupun non struktural c. Sasaran o Pengarsipan administrasi dan berkas lembaga o Pengelolaan mading dan papan info lembaga o Sosialisasi program kerja UKMI o Inventarisasi dan perawatan asset UKMI o Pengaturan pola komunikasi lembagas | |||
| I.4 | Slogan / Motto | |||
| | “Hidup berbudi dan berprestasi Menuju Ridho Ilahi” | |||
| BAB II | PROGRAM KERJA | |||
| II.1 | Program Kerja BIRO ADMINISTRASI | |||
| 1. | Nama Program | Perapian database proker | ||
| Latar Belakang | Adanya kebutuhan terhadap kemudahan akses peninjauan proker dan keteraturan pengarsipan lembaga. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Proker dari masing-masing lini yang sudah disahkan di Musker diarsip menjadi satu dokumen | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental, segera setelah Musyker | |||
| Tujuan /Target | Seluruh proker terarsip dengan rapi | |||
| Sasaran | Proker dari seluruh lini | |||
| Waktu | Satu pekan setelah Musker | |||
| Tempat | Kondisional | |||
| Biaya | Rp. 20.000,- | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Seluruh lini | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 2 (Biro Admin) | |||
| Penanggung jawab | SekJend | |||
| Parameter Keberhasilan | Program kerja tersusun dengan rapi dalam satu dokumen | |||
| 2. | Nama Program | Sosialisasi format proposal, surat-surat, dan LPJ | ||
| Latar Belakang | Perlunya keseragaman dan keteraturan format administratif dalam kepengurusan | |||
| Deskripsi Kegiatan | Setiap divisi atau lini yang membutuhkan diberikan soft copy dari format yang diatur untuk digunakan dalam kegiatannya. | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental, segera setelah musker | |||
| Tujuan /Target | Tiap divisi mempunyai copy (soft/hard copy), minimal staff mengetahui adanya format | |||
| Sasaran | Seluruh departemen dan lini yang lain. | |||
| Waktu | Dua kali dalam kepengurusan | |||
| Tempat | Sekretariat UKMI | |||
| Biaya | Rp. 50.000 | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Biro Admin | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 2 (Biro Admin) | |||
| Penanggung jawab | Tim Administrasi bersama Sekjend | |||
| Parameter Keberhasilan | Semua divisi dan lini mempunyai format proposal, surat dan lpj yang sama | |||
| 3. | Nama Program | Pengumpulan database internal dan eksternal UKMI | ||
| Latar Belakang | Adanya kebutuhan terhadap kemudahan akses informasi dan data jaringan lembaga. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Biro kestari hanya bertugas mengumpulkan dan mengelola data-data jaringan dari lini-lini yang ada | |||
| Jenis Kegiatan | Rutin | |||
| Tujuan /Target | Data kader dan jaringan dari semua lini terkumpul | |||
| Sasaran | Semua lini UKMI | |||
| Waktu | Segera sesudah Musker | |||
| Tempat | - | |||
| Biaya | - | |||
| Alternatif Sumber Dana | - | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Semua lini di UKMI | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 2 | |||
| Penanggung jawab | SekJend | |||
| Parameter Keberhasilan | Adanya suatu database jaringan yang mudah untuk diakses semua lini UKMI | |||
| 4. | Nama Program | Pengelolaan, pemeliharaan, dan pengaturan papan informasi sekretariat serta beberapa tempat di lingkungan UKMI. | ||
| Latar Belakang | Papan Informasi sekretariat serta yang ada di beberapa lingkungan di sekitar UKMI sangat strategis, karenanya diperlukan adanya pengelolaan yang optimal. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Pengontrolan papan-papan yang ada secara periodik. | |||
| Jenis Kegiatan | Rutin | |||
| Tujuan /Target | Adanya system kontrol terhadap papan yang berada di dalam secretariat dan berfungsinya papan informasi di beberapa tempat di lingkungan UKMI. | |||
| Sasaran | Papan informasi yang berada di dalam dan di luar sekretariat. | |||
| Waktu | Setiap Pekan | |||
| Tempat | Sekretariat dan masjid Unmer Al-Huda | |||
| Biaya | Rp. 50.000,- | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Biro Admin bekerjasama dengan Infokom | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 3 | |||
| Penanggung jawab | Infokom | |||
| Parameter Keberhasilan | Terciptanya papan informasi yang teratur dan terpelihara | |||
| 5. | Nama Program | Pengadministrasian Publikasi | ||
| Latar Belakang | Tingginya tingkat sirkulasi publikasi di UKMI, baik di internal UKMI maupun publikasi dari luar. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Pengadministrasian dan penempelan publikasi | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental | |||
| Tujuan /Target | Keteraturan dalam pengelolaan publikasi | |||
| Sasaran | Publikasi yang masuk ke lembaga | |||
| Waktu | Setiap ada publikasi yang masuk ke UKMI | |||
| Tempat | Sekretariat UKMI | |||
| Biaya | 10.000,- | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Biro Admin. Bekerjasama dengan Dept. Aliansi Jaringan | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 3 (SekJend, Biro Admin) | |||
| Penanggung jawab | SekJend | |||
| Parameter Keberhasilan | Administrai publikasi yang teratur. | |||
| 6. | Nama Program | Pengelolaan Surat-surat | ||
| Latar Belakang | Sirkulasi surat, terutama surat keluar lembaga. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Pengarsipan surat masuk dan keluar (soft + hard copy). Pencatatan dalam database meliputi nomor, alamat, perihal, tanggal | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental | |||
| Tujuan /Target | Surat disampaikan ke semua lini yang bersangkutan, surat terarsipkan dengan baik | |||
| Sasaran | Keluar lembaga | |||
| Waktu | Tiap ada surat masuk / keluar | |||
| Tempat | Sekretariat | |||
| Biaya | Rp. 40.000 | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Seluruh lini UKMI | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 2 (Biro Admin) | |||
| Penanggung jawab | SekJend | |||
| Parameter Keberhasilan | Adanya database arsip surat masuk / keluar. Surat masuk sampai ke lini yang bersangkutan | |||
| 7. | Nama Program | Pengadaan peralatan penunjang Administrasi. | ||
| Latar Belakang | Kebutuhuan fasilitas penunjang untuk kemudahan dan efektivitas gerak. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Perbaikan dan pemenuhan kebutuhan untuk barang-barang Administrasi | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental | |||
| Tujuan /Target | Tersedianya media penunjang kegiatan Administrasi, baik untuk Administrasi putra atau putri. | |||
| Sasaran | Barang-barang operasional dalam Administrasi. | |||
| Waktu | Setiap ada kebutuhan terhadap peralatan penunjang Administrasi | |||
| Tempat | Sekretariat UKMI | |||
| Biaya | Rp. 100.000 | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Biro Admin | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | SekJend | |||
| Penanggung jawab | Ketum | |||
| Parameter Keberhasilan | Media penunjang Administrasi yang tersedia dalam jumlah yang cukup sehingga mudah untuk operasional | |||
| 8. | Nama Program | Pengadaan kop surat dan amplop serta penyediaan bahan habis pakai. | ||
| Latar Belakang | Tingginya tingkat kebutuhan terhadap bahan habis pakai. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Penyediaan barang-barang habis pakai. | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental | |||
| Tujuan /Target | Terpenuhinya kebutuhan kop surat, amplop, dan bahan habis pakai lainnya setiap saat. | |||
| Sasaran | Barang-barang habis pakai. | |||
| Waktu | Setiap ada kebutuhan terhadap bahan habis pakai | |||
| Tempat | Sekretariat UKMI | |||
| Biaya | Rp. 500.000,- | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Biro Admin | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 1 (M. Amin) | |||
| Penanggung jawab | M. Choirul | |||
| Parameter Keberhasilan | Kop surat dan amplop selalu tersedia dalam persediaan yang cukup | |||
| | | |||
| 9. | Nama Program | Pengelolaan dan penertiban arsip, inventaris, peralatan, dan berkas-berkas penting milik lembaga yang lain, meliputi proposal, proceeding, LPJ, foto-foto, dll. | ||
| Latar Belakang | Kebutuhan akan kemudahan akses terhadap berkas penting lembaga, serta keteraturan pengarsipan dan backup. | |||
| Deskripsi Kegiatan | Penempatan dan pengaturan, arsip, berkas, barang inventaris sesuai tempatnya. Koordinasi dengan departemen dan divisi / seiap lini. | |||
| Jenis Kegiatan | Rutin | |||
| Tujuan /Target | Terciptanya system kontrol dalam tertib administrasi dan penempatan arsip-arsip dan berkas-berkas dalam tempat yang sesuai. | |||
| Sasaran | Arsip, berkas-berkas penting, barang inventaris, dan peralatan lainnya. | |||
| Waktu | Per-Bulan | |||
| Tempat | Sekretariat UKMI | |||
| Biaya | Rp. 50.000 | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Seluruh lini | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 2 (M. Choirul, M. Amin) | |||
| Penanggung jawab | SekJend | |||
| Parameter Keberhasilan | Arsip, berkas dan inventaris tersusun dengan rapi | |||
| 10. | Nama Program | Pengarsipan proceding kegiatan dan kepengurusan dalam bentuk CD di akhir kepengurusan. | ||
| Latar Belakang | Backup data kepengurusan selama satu periode kebutuhan referensi untuk kepengurusan selanjutnya | |||
| Deskripsi Kegiatan | Tiap Departemen terbentuk proceeding di akhir kepengurusan | |||
| Jenis Kegiatan | Insidental, akhir kepengurusan | |||
| Tujuan /Target | Bahwa setiap semua file kegiatan terdokumentasikan dalam bentuk CD | |||
| Sasaran | Data kegiatan per Departemen dalam bentuk softcopy. | |||
| Waktu | 1 pekan setelah akhir kepengurusan | |||
| Tempat | Semua lini di UKMI | |||
| Biaya | Rp. 40.000,- | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Biro Admin | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 2 (M. Choirul, M. Amin) | |||
| Penanggung jawab | SekJend | |||
| Parameter Keberhasilan | Adanya arsip, dan file data kegiatan dalam bentuk CD / soft copy | |||
| 11. | Nama Program | UKMI Clean and Green | ||
| Latar Belakang | Meningkatkan rasa tanggung jawab dan memiliki terhadap sekretariat, meningkatkan ukhuwah | |||
| Deskripsi Kegiatan | Membersihkan sekretariat minimal melalui perawatan berkala | |||
| Jenis Kegiatan | Penting, akhir pekan | |||
| Tujuan /Target | Mempererat ukhuwah , peduli, fasilitas terjaga bersih | |||
| Sasaran | Pengurus ikhwan & akhwat | |||
| Waktu | Berkala | |||
| Tempat | Masing-masing Sekretariat UKMI | |||
| Biaya | Rp. 20.000,- | |||
| Alternatif Sumber Dana | Bendum | |||
| Aliansi lembaga/ bidang | Seluruhnya | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | Kondisional | |||
| Penanggung jawab | Ketum | |||
| Parameter Keberhasilan | Inventaris bersih | |||
| | 12. | Nama Program | Koordinasi dengan Bendum | |
| | Latar Belakang | Pentingnya koordinasi dengan bendum, terkait nota-nota kegiatan untuk LPJ | ||
| Deskripsi Kegiatan | Mengumpulkan nota-nota kegiatan dari bendum | |||
| Jenis Kegiatan | Penting | |||
| Tujuan / Target | Keteraturan organisasi untuk masalah financial | |||
| Sasaran | Nota-nota kegiatan | |||
| Waktu | Setelah ada kegiatan | |||
| Tempat | Kondisional | |||
| Biaya | - | |||
| Alternatif Sumber Dana | - | |||
| Aliansi lembaga / bidang | Biro Admin | |||
| Jumlah SDM yang diperlukan | 1 | |||
| Penanggung Jawab | SekJend | |||
| | Parameter Keberhasilan | Kejelasan nota, setiap ada kegiatan | ||
Tidak ada komentar:
Posting Komentar